La adecuada gestión de los datos de contacto sigue siendo una de las cuestiones más complejas a afrontar por parte de las entidades aseguradoras y mediadores. En este contexto, la Audiencia Nacional (AN) ha confirmado una resolución de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) donde se fija un criterio interesante sobre el alcance del principio de exactitud de los datos y las obligaciones que acarrea a las aseguradoras.
El motivo del pronunciamiento nace de la gestión de un siniestro de tráfico. La entidad aseguradora remitió al interesado por correo electrónico una comunicación relativa al importe de la indemnización, no obstante, el beneficiario consideró que la entidad había utilizado una dirección incorrecta, ya que se trataba de una dirección facilitada previamente por el propio cliente en el marco de otra póliza formalizada con la compañía y presentó una reclamación ante la AEPD al considerar que se había llevado acabo un tratamiento inadecuado de sus datos personales.
Por su parte, la entidad defendió que había utilizado como dirección de contacto un dato que constaba de forma legítima en sus sistemas, facilitado por el propio interesado. Adicionalmente, alegó que no había constancia de que el cliente hubiera solicitado la actualización o rectificación de dicho dato, ni que hubiera comunicado una dirección alternativa para las comunicaciones relacionadas con el siniestro.
Por su parte, tanto la AEPD como la AN rechazaron la reclamación fundamentando que el principio de exactitud del RGPD no implica que el Responsable del tratamiento deba garantizar de forma absoluta la exactitud de todos los datos de los interesados, y recuerda que la LOPDGDD excluye la carga del Responsable cuando la inexactitud proceda de la propia información facilitada por el interesado y este no la hayaactualizado posteriormente, siempre que la entidad haya adoptado medidas razonables para garantizar su exactitud. A este respecto, la entidad informó que a raíz de la reclamación había procedido a revisar sus procesos internos para que las comunicaciones relacionadas con siniestros utilizaran de forma preferente los datos de contacto aportados en la gestión concreta del expediente, antes que los datos generales asociados a la ficha del cliente.
La resolución resulta especialmente relevante para aquellas entidades que gestionan grandes volúmenes de información procedentes de distintos canales, confirmando que las organizaciones no están obligadas a adivinar qué dirección de correo prefiere utilizar un cliente en cada momento y que cuando una entidad utiliza un dato de contacto facilitado por el propio interesado, y no exista una comunicación posterior que lo rectifique o actualice, difícilmente podrá considerarse que ha vulnerado el principio de exactitud.